Η εμπειρία του επισκέπτη ξεκινά ήδη από το πρώτο του ερώτημα για ένα δωμάτιο, είτε απευθείας προς το ξενοδοχείο είτε μέσω της online αναζήτησης και των πλατφορμών κρατήσεων. Πέρα από τη σωστή παρουσίαση των υπηρεσιών του ξενοδοχείου και την όσο το δυνατόν καλύτερη ανταπόκριση στα αιτήματα των επισκεπτών, το ξενοδοχείο πρέπει να κάνει ένα βήμα παραπάνω: να φροντίζει προληπτικά για τις ανάγκες των επισκεπτών, ακόμη και πριν αυτές προκύψουν.
Για παράδειγμα, ένα σωστά διαμορφωμένο μήνυμα καλωσορίσματος, με χρήσιμες πληροφορίες για τον καιρό, τις υπηρεσίες μεταφοράς κατά την άφιξη και άλλες πρακτικές συμβουλές, μπορεί να δημιουργήσει μια εξαιρετική πρώτη εντύπωση. Το να αντιμετωπίζετε τους επισκέπτες σας σαν φίλους για τους οποίους πραγματικά ενδιαφέρεστε μόνο θετικά μπορεί να λειτουργήσει για την επιχείρηση και τα έσοδά σας, ενώ παράλληλα μπορεί να παίξει σημαντικό ρόλο στη διαχείριση μιας απρόβλεπτης κρίσης αργότερα.
Αν ένας επισκέπτης αισθάνεται ήδη ευπρόσδεκτος και ότι κάποιος φροντίζει πραγματικά για εκείνον πριν ακόμη φτάσει στο ξενοδοχείο, είναι πολύ λιγότερο πιθανό να δημιουργηθεί ένταση αν κάτι δεν πάει όπως αναμενόταν μετά το check-in.
Η σωστή επικοινωνία μαζί του — όχι υπερβολική, σε απόλυτη συμφωνία με τη συνολική φιλοσοφία του ξενοδοχείου και πάντα με επαγγελματισμό και ευγένεια — μπορεί να προλάβει προβλήματα πριν ακόμη εμφανιστούν και να συμβάλει στη δημιουργία μιας εξαιρετικής συνολικής εμπειρίας. Μια εμπειρία που, τελικά, θα μεταφραστεί σε θετικές κριτικές και αυξημένα έσοδα.
